Manual de usuario — Huella
Guía del colegio: configuración académica, operación académica, RRHH, finanzas, portal de estudiante y solicitud de acceso.
1. Introducción
Huella es la plataforma multi-tenant para administrar colegios: estructura académica, estudiantes, calificaciones, boletines, nómina y obligaciones a terceros, con un portal para el estudiante.
2. Roles del colegio
| Rol | Alcance típico |
|---|---|
| Admin | Todo el backoffice del colegio (configuraciones, académico, RRHH, finanzas). |
| Rector | Académico de consulta (estudiantes, boletines), RRHH y finanzas; sin operación docente de notas/asistencia. |
| Coordinador | Configuraciones y operación académica completa. |
| Secretaria | Configuraciones, estudiantes, matrículas y empleados. |
| Docente | Horarios, carga, asistencia, evaluaciones, asignaciones, calificaciones y ponderaciones. |
| Estudiante | Portal: mis evaluaciones, mi horario, mis calificaciones. |
| Solicitante | Espera de aprobación de acceso; sin menú operativo. |
3. Acceso y login
- URL de login:
/login. Tema visual opcional:/login?tag=…. - Olvido de clave:
/olvido. - Login con Google si está configurado en el servidor.
- Solicitud de demo del colegio:
/registro(gestiona SuperAdmin). - Solicitud de acceso de estudiante:
/registro/estudiante. - Si el plan del colegio está vencido: pantalla
/plan-vencido.
4. Panel de indicadores
Tras el login, el dashboard muestra métricas según el rol (resumen académico, personal, etc.). El menú lateral solo lista los módulos permitidos.
5. Configuraciones
Base estructural del colegio. Cada recurso tiene listado y formulario de alta/edición.
| Módulo | Para qué sirve |
|---|---|
| Sedes | Planteles o sedes del colegio. |
| Aulas | Salones físicos asociados a sedes. |
| Periodos | Periodos académicos del año lectivo (ver estados abajo). |
| Niveles | Niveles educativos (ej. primaria, bachillerato). |
| Grados | Grados dentro de un nivel. |
| Asignaturas | Materias del plan de estudios. |
| Cursos | Grupos por grado, jornada y sede. |
6. Periodos académicos — estados
| Estado | Significado |
|---|---|
| Creado | Borrador. No aparece en listados operativos (calificaciones, boletines, etc.). |
| Abierto | Periodo en uso. Solo puede haber uno abierto por año lectivo. |
| Cerrado | Periodo finalizado. Solo consulta; no se edita. Exige cierres/boletines completos para cerrar. |
- Crear el periodo (queda en creado).
- Abrir cuando inicie el trabajo académico.
- Cerrar cuando estén publicados los boletines / cierres requeridos.
7. Cursos y jornadas
El listado de cursos se organiza por jornada (pestañas). Al agregar un curso puede preseleccionarse la jornada desde la URL. Un curso vincula grado, sede, jornada y cupo.
8. Estudiantes y matrículas
- Estudiantes: datos personales y de contacto; ficha de detalle.
- Matrículas: vinculan estudiante a un curso/periodo o año lectivo según el flujo del colegio.
- Consulta estudiante: ficha consolidada (útil para rectoría / coordinación).
9. Carga académica, horarios y asistencia
- Carga académica: asigna docente + asignatura + curso (y aula si aplica) en un periodo.
- Horarios: franjas de la carga por día/hora.
- Asistencia: registro por carga/fecha para el grupo.
10. Evaluaciones y asignaciones
- Evaluaciones: actividades calificables; pueden incluir cuestionario.
- Asignaciones: tareas/trabajos vinculados a la carga.
- El estudiante responde desde Mis evaluaciones (portal).
11. Calificaciones y ponderaciones
Desde el listado se elige periodo y carga (asignatura/grupo) y se abre el detalle para capturar notas. Las ponderaciones definen el peso de cada tipo de actividad en la nota del periodo.
12. Boletines
Listado por periodo y curso; detalle del grupo con ranking/medallas según la configuración del colegio. Publicación y PDF según permisos. Un periodo abierto no se cierra sin completar los cierres/boletines exigidos.
13. PQRS
Bandeja de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias asociadas al colegio.
14. Portal del estudiante
| Módulo | Descripción |
|---|---|
| Mis evaluaciones | Intentos / cuestionarios pendientes o realizados. |
| Mi horario | Horario del estudiante según su matrícula/carga. |
| Mis calificaciones | Notas visibles del periodo. |
15. Solicitud de acceso
Un aspirante se registra en /registro/estudiante con rol Solicitante
y permanece en la pantalla de espera hasta que el colegio apruebe el acceso
(creación/vinculación como estudiante).
16. RRHH
| Módulo | Función |
|---|---|
| Periodos | Periodos de nómina (distintos de los periodos académicos). |
| Empleados | Personal del colegio (docentes y administrativos). |
| Préstamos | Préstamos / vales al personal. |
| Nóminas | Liquidación por periodo de nómina. |
Empleados con sueldo 0 quedan fuera de nóminas y desprendibles (regla de negocio).
17. Finanzas
- Proveedores: terceros a los que el colegio paga.
- Obligaciones: compromisos de pago asociados a proveedores u otros tipos de gestión.
18. Suscripción del colegio
Cada colegio tiene un plan (demo o de pago) con semáforo en el encabezado. Renovaciones y cambios de plan se hacen en la web comercial de Help U; el panel SuperAdmin solo consulta y puede reiniciar datos operativos.
19. Versión móvil (PWA)
Desde el login (o el menú de usuario con sesión) se puede instalar la versión móvil. En login se solicita el NIT de un colegio activo para el branding. Con sesión, se usa la empresa del usuario.
20. Soporte
Contacto: helpu1@helpu.com.co · https://helpu.com.co.