Manual de usuario — Huella

Guía del colegio: configuración académica, operación académica, RRHH, finanzas, portal de estudiante y solicitud de acceso.

Versión 1.0.1 · Actualizado 31 de agosto de 2026

1. Introducción

Huella es la plataforma multi-tenant para administrar colegios: estructura académica, estudiantes, calificaciones, boletines, nómina, obligaciones a terceros y facturación electrónica, con un portal para el estudiante.

Planes, demos, varios colegios y facturación de la plataforma se operan en HelpU App (única consola gestora). La API comercial está en el manual WS.

2. Roles del colegio

Rol	Alcance típico
Admin	Todo el backoffice del colegio (configuraciones, académico, convivencia, RRHH, finanzas según plan). En Colombia el rol demo suele ser Rector.
Docente	Horarios, carga, asistencia, evaluaciones, asignaciones, calificaciones, ponderaciones y convivencia (observador/avisos).
Estudiante	Portal (alumno): mis evaluaciones, horario, calificaciones y Mis PQRS sobre el colegio.
Solicitante	Espera de aprobación de acceso; sin menú operativo.

3. Acceso y login

URL de login: /login. Tema visual opcional: /login?tag=….
Olvido de clave: /olvido.
Login con Google si está configurado en el servidor.
Solicitud de demo del colegio: /registro (alta y correo gestora vía HelpU App WS; la aprueba SuperAdmin en HelpU App).
Solicitud de acceso de estudiante: /registro/estudiante.
Si el plan del colegio está vencido: pantalla /plan-vencido.

4. Panel de indicadores

Tras el login, el dashboard muestra métricas según el rol (resumen académico, personal, etc.). El menú lateral solo lista los módulos permitidos.

5. Configuraciones

Base estructural del colegio. Cada recurso tiene listado y formulario de alta/edición.

Módulo	Para qué sirve
Sedes	Planteles o sedes del colegio.
Aulas	Salones físicos asociados a sedes.
Periodos	Periodos académicos del año lectivo (ver estados abajo).
Niveles	Niveles educativos (ej. primaria, bachillerato).
Grados	Grados dentro de un nivel.
Asignaturas	Materias del plan de estudios.
Cursos	Grupos por grado, jornada y sede.
Mi colegio	URL de pago externa del colegio (portal del estudiante).

6. Periodos académicos — estados

Estado	Significado
Creado	Borrador. No aparece en listados operativos (calificaciones, boletines, etc.).
Abierto	Periodo en uso. Solo puede haber uno abierto por año lectivo.
Cerrado	Periodo finalizado. Solo consulta; no se edita. Exige cierres/boletines completos para cerrar.

Crear el periodo (queda en creado).
Abrir cuando inicie el trabajo académico.
Cerrar cuando estén publicados los boletines / cierres requeridos.

7. Cursos y jornadas

El listado de cursos se organiza por jornada (pestañas). Al agregar un curso puede preseleccionarse la jornada desde la URL. Un curso vincula grado, sede, jornada y cupo.

8. Estudiantes y matrículas

Estudiantes: opción única con pestañas Estudiantes (consulta/gestión) y Solicitudes de acceso (solo Admin). El Docente ve el listado en solo lectura y puede abrir la ficha (datos, asistencia, horario, notas); sin editar ni solicitudes. Incluye datos personales, referencia de pago externa y acudiente como contacto de emergencia.
Importar: /academico/estudiantes/importar — plantilla Excel; filas válidas se procesan aunque otras fallen; puede crear matrícula si hay año lectivo, sede y grado.
Matrículas: vinculan estudiante a un curso/periodo o año lectivo según el flujo del colegio.

8.1 Observador del estudiante (Convivencia · plan Profesional)

Anotaciones de convivencia (felicitación, llamado de atención, observación) por estudiante. Menú Convivencia. Opcionalmente visibles al alumno (campana de avisos). No sustituye el campo libre de observaciones de la ficha.

8.2 Avisos internos (Convivencia · plan Profesional)

Comunicación in-app del colegio (campana): a toda la institución, por rol (Admin, Docente, Estudiante) o a un usuario. No usa correo ni WhatsApp. También se generan avisos al publicar un boletín o una anotación del observador visible al estudiante.

9. Carga académica, horarios y asistencia

Carga académica: asigna docente + asignatura + curso (intensidad horaria aquí).
Horarios: se agenda por carga académica (día/hora/aula); aviso si la capacidad del aula es menor al cupo del curso.
Asistencia: el docente elige fecha/curso/franja, puede marcar «Todos presentes» y guardar con feedback de estado (pendiente / tomada).

10. Evaluaciones y asignaciones

Evaluaciones: actividades calificables; pueden incluir cuestionario.
Asignaciones: tareas/trabajos vinculados a la carga.
El estudiante responde desde Mis evaluaciones (portal).

11. Calificaciones y ponderaciones

Desde el listado se elige periodo y carga (asignatura/grupo) y se abre el detalle para capturar notas. Las ponderaciones definen el peso de cada tipo de actividad en la nota del periodo.

12. Boletines

Listado por periodo y curso; detalle del grupo con ranking/medallas. El PDF agrupa por área académica, muestra nota, desempeño (Superior / Alto / Básico / Bajo según la escala del colegio), faltas y observaciones/logros. Al publicar, el estudiante recibe aviso interno en la campana.

13. PQRS del colegio

Son peticiones, quejas, reclamos y sugerencias sobre el colegio (no sobre Help U). Hay dos vistas:

Estudiante / alumno: portal /academico/mis-pqrs (capacidad de plan rrhh.pqrs). El solicitante queda fijado a su persona.
RRHH / Admin: bandeja /rrhh/pqrs y /rrhh/pqrs/registro para atender y responder. El solicitante del portal no se edita.

Reclamos sobre la plataforma Help U van al formulario del sitio (/pw/pqrs.php) o a la consola App, no a esta bandeja.

14. Portal del estudiante

Módulo	Descripción
Mi inicio	Home del portal: referencia de pago + botón «Ir a pagar» (URL del colegio en pestaña nueva) y accesos rápidos.
Mis evaluaciones	Intentos / cuestionarios pendientes o realizados.
Mi horario	Horario del estudiante según su matrícula/carga.
Mis calificaciones	Notas visibles del periodo y PDF del boletín publicado.
Mis PQRS	Radicar y consultar PQRS del alumno sobre el colegio (`/academico/mis-pqrs`).

La URL de pago se configura en Configuraciones → Mi colegio. La referencia de pago es por estudiante (ficha o importación Excel).

15. Solicitud de acceso

Un aspirante se registra en /registro/estudiante con rol Solicitante y permanece en la pantalla de espera hasta que el colegio apruebe el acceso (creación/vinculación como estudiante).

15.1 Checklist demo (≈ 30 minutos)

Sembrar demo: php artisan db:seed --class=DemoSeeder (tras seed base).
Staff: entrar como rector rector@demo.huella / docente docente@demo.huella.
Docente: Asistencia → fecha de hoy → curso/franja → «Todos presentes» → Guardar.
Docente: Calificaciones → cargar notas de una actividad → Guardar.
Admin: Boletines → generar/publicar del curso.
Observador: registrar o revisar la felicitación demo de Ana Pérez.
Estudiante: estudiante@demo.huella (clave = documento) → Mi inicio → ver referencia + Ir a pagar → Mis calificaciones / boletín PDF.
Avisos internos: publicar un aviso por rol Docente o Estudiante y verificar la campana.

16. RRHH

Módulo	Función
Periodos	Periodos de nómina (distintos de los periodos académicos).
Empleados	Personal del colegio (docentes y administrativos).
Préstamos	Préstamos / vales al personal.
Nóminas	Liquidación por periodo de nómina.

Empleados con sueldo 0 quedan fuera de nóminas y desprendibles (regla de negocio).

17. Finanzas

Proveedores: terceros a los que el colegio paga (solo contexto colegio).
Obligaciones: compromisos de pago asociados a proveedores u otros tipos de gestión (solo contexto colegio).
Clientes / conceptos / documentos de cobro: facturación electrónica del colegio (Factus/Siigo vía HelpU App WS).

17.1 Documentos de cobro

Ruta: Finanzas → Documentos de cobro. Es el comprobante interno; la factura electrónica se genera al Emitir (vía HelpU WS → Factus o Siigo).

Borrador: elija adquirente (acudiente, estudiante mayor o cliente; los menores no aplican), ítems (concepto, valor, IVA, descuento; el total del ítem y el total del documento se calculan solos) y datos de pago. Ref. pago es el comprobante (transferencia, Nequi); no es el consecutivo DIAN. Guarde y Valide.
Emitir factura: envía el documento al proveedor. El identificador interno de emisión es estable (HUE{empresa}-{id del DC}). Si falla, el aviso queda como nota en pantalla (no se duplica junto al botón) y puede corregir según el estado error de emisión.
Emitida: ve el consecutivo DIAN (ej. SETP…), el CUFE completo, el QR DIAN y la tarjeta Consulta pública → Abrir documento. Puede descargar PDF/XML y reenviar el correo. Actualizar estado solo aparece si la DIAN aún no validó (consulta a Factus; no vuelve a emitir).

La ficha de empresa en HelpU App configura Factus o Siigo: Probar conexión y Cargar rangos (solo rangos de Factura de venta activos). Las credenciales no se guardan en App: viajan en cada petición.

18. Suscripción del colegio

Cada colegio tiene un plan (demo o de pago) con semáforo en el encabezado. Renovaciones y cambios de plan se hacen en la web comercial de Help U (checkout puede pedir factura electrónica opcional). En HelpU App el SuperAdmin consulta suscripciones y puede reiniciar datos operativos.

19. Versión móvil (PWA)

Desde el login (o el menú de usuario con sesión) se puede instalar la versión móvil. En login se solicita el NIT de un colegio activo para el branding. Con sesión, se usa la empresa del usuario.

20. Soporte

Contacto: helpu1@helpu.com.co · https://helpu.com.co.