Manual de usuario — Habitta

1. Introducción

Habitta centraliza la operación de su conjunto residencial. Desde un mismo lugar puede gestionar la estructura del conjunto (torres, apartamentos, locales), la cartera de cobro, los residentes, la nómina interna, los parqueaderos y las asambleas de propietarios.

1.1 Índice de módulos y submódulos

La tabla siguiente resume todos los módulos del menú y sus submódulos. Solo verá las filas autorizadas para su rol. Las rutas públicas de asamblea no requieren iniciar sesión en la aplicación principal.

2. Acceso al sistema

2.1 URL de ingreso

Cada empresa tiene un enlace de acceso con un parámetro ?tag= que define el tema visual (colores de la pantalla de login). Debe usar siempre la URL que le proporcionó su administrador.

Ejemplo de formato:

https://su-dominio.com/login?tag=XXXXXXXXXX

2.2 Credenciales

• Ingrese su correo electrónico y contraseña.
• En el primer acceso de un administrador de conjunto, la clave inicial suele ser el NIT de la empresa (según la configuración realizada al crear la empresa).
• Si la contraseña es provisional, el sistema le pedirá cambiarla antes de continuar.

2.3 Recuperación de contraseña

Desde la pantalla de login, use el enlace ¿Olvidaste tu contraseña?. Mantenga el mismo parámetro ?tag= para conservar la apariencia visual. Recibirá instrucciones por correo si su empresa tiene el envío de correos habilitado.

2.4 Instalar versión móvil (PWA)

• Sin sesión (login): al tocar Instalar versión móvil se pide el NIT de una empresa activa; la app instalada usa el nombre y logo de ese conjunto.
• Con sesión: menú de usuario → Instalar versión móvil usa la empresa de la sesión (no vuelve a pedir NIT).
• Branding: gestora Habitta → nombre Habitta + logo_movil.png; cliente con logo → nombre + logo de la empresa; sin logo → nombre + logo_movil.png.

3. Interfaz general

3.1 Elementos de la pantalla

3.2 Texto introductorio bajo el título

Debajo del título de cada pantalla principal verá un texto introductorio (sin fondo gris) que resume el propósito del módulo y resalta conceptos clave. Léalo antes de operar un listado o formulario por primera vez.

3.4 Notificaciones y plan en el header

La campana muestra avisos dirigidos a su empresa, plan o usuario. Pulse para ver el listado, marcar como leídas o cerrar el panel. El plan activo aparece como etiqueta de color según el código del plan (demo, básico, etc.) y el periodo contratado; si está próximo a vencer, se indica la fecha.

3.5 Listados y tablas

La mayoría de módulos presentan una tabla con buscador, paginación y botones de acción (ver, editar, eliminar). Use los filtros superiores cuando estén disponibles. Los listados de RRHH (empleados, nóminas, préstamos) se actualizan en tiempo real con Livewire; el resto de tablas estáticas usan DataTables.

4. Panel de indicadores (Dashboard)

Al ingresar, los roles con panel configurado acceden a Indicadores con cuadros informativos y gráficos según su perfil. Bajo el título se muestra un resumen del alcance; use el selector de histórico (3, 6 o 12 meses) en los paneles que lo incluyan.

El panel de SuperAsamblea (gestora) muestra indicadores de asistencia y quórum similares a los del panel de asistencia; consulte el manual SuperAsamblea.

4.1 Admin — Conjunto

• Resumen de bloques, apartamentos, locales, parqueaderos, empleados y cartera.
• Gráficos de estado de cuenta, categorías, mora por bloque, parqueaderos y recaudo histórico.
• Tabla con las unidades de mayor saldo pendiente.

4.2 Asamblea — Invitaciones

El rol Asamblea del conjunto ve el estado de la convocatoria: invitados, correos enviados y pendientes. La operación en sitio (asistencia, ejecución) la realiza SuperAsamblea desde la gestora.

4.3 Guarda — Parqueaderos visitantes

El rol Guarda ve el turno operativo: vehículos activos, tiempo en gracia, pendientes por cobrar, plazas disponibles, ingresos y salidas del día, recaudo en caja y detalle de visitantes actualmente en parqueadero.

4.4 Selector de histórico

En Admin, RRHH y Guarda puede elegir ver gráficos de los últimos 3, 6 o 12 meses.

5. Roles y permisos

Habitta utiliza roles predefinidos. Cada usuario ve únicamente los menús autorizados. Un mismo usuario puede tener varios roles según la configuración de su empresa.

Roles de plataforma (gestora Help U): SuperAdmin (manual) y SuperAsamblea (manual).

6. Administración del conjunto

6.1 Generación conjunto

Ruta: Administración → Generación conjunto. Cree torres, apartamentos y parqueaderos de forma masiva. Los registros existentes no se eliminan ni se modifican; solo puede agregar estructura nueva.

1. En la pestaña Torres y apartamentos, indique cantidad de torres, pisos y apartamentos por piso.
2. Pulse Generar conjunto.
3. En la pestaña Parqueaderos, defina totales por tipo (carros, motos, visitantes) y genere.

6.2 Categorías de apartamento

Ruta: Administración → Categorías apartamento. Defina categorías (Estándar, Esquinero, etc.) y la cuota de administración de cada una. Esa cuota se usa al liquidar la cartera mensual.

6.3 Configuración conjunto

Ruta: Administración → Configuración conjunto. Agrupa dos pestañas según permisos:

• Cartera: día de corte para generación automática, intereses de mora y última referencia generada.
• Tarifas visitantes: parámetros que usa vigilancia al registrar visitantes de residentes en parqueadero.

Las cuotas por tipo de apartamento se definen en Categorías de apartamento, no en este módulo.

6.4 Convenio visitantes (administración)

Ruta: Administración → Convenio visitantes. Registre arriendos de parqueadero autorizados por la administración con un valor acordado por caso. No se asocian a apartamento ni a cartera; los pagos van a caja menor.

6.5 Caja menor

Ruta: Administración → Caja menor. Consulte el saldo, registre entradas y salidas de efectivo y revise el historial de movimientos. Los cobros por convenio de visitantes y otros rubros menores se reflejan aquí.

7. RRHH — Recursos humanos

7.1 Periodos

Ruta: RRHH → Periodos. Cree los periodos de nómina (quincenales o según su operación). Un periodo abierto permite registrar nóminas; uno cerrado bloquea cambios.

7.2 Empleados

Ruta: RRHH → Empleados. Registre datos personales, cargo, sueldo y medios de pago. Desde el listado puede acceder a nóminas y préstamos de cada empleado.

7.3 Préstamos

Ruta: RRHH → Préstamos. Registre anticipos o préstamos a empleados con pago de empresa. Solo se pueden crear en periodos abiertos. Los valores abiertos pueden descontarse en la nómina (vales).

7.4 Nóminas

Ruta: RRHH → Nóminas. Liquidación de pagos por periodo. Filtre por documento, exporte el reporte PDF y genere nóminas solo para empleados con sueldo mayor a cero.

1. Abra el periodo correspondiente en RRHH → Nóminas.
2. Seleccione un empleado y pulse crear o editar nómina.
3. Revise sueldo, comisiones, deducciones y descuentos por préstamos.
4. Confirme medio de pago y guarde.

8. Conjunto

8.1 Bloques

Ruta: Conjunto → Bloques. Los bloques se crean de forma masiva en Generación conjunto; desde aquí puede consultar y editar los existentes.

8.2 Apartamentos

Ruta: Conjunto → Apartamentos. Los apartamentos se crean en Generación conjunto; desde aquí puede consultar, editar, asignar parqueaderos y gestionar obligaciones y pagos en la ficha de cada unidad.

8.3 Locales comerciales

Ruta: Conjunto → Locales. Locales comerciales independientes de apartamentos; no participan en parqueaderos ni sorteos.

8.4 Residentes

Ruta: Conjunto → Residentes. Asocie propietarios, arrendatarios y otros tipos de residente a cada apartamento.

8.5 Cartera y liquidación

Ruta: Conjunto → Cartera. El módulo tiene dos pestañas:

• Cartera: vista consolidada del estado de cuenta por apartamento y local (saldo, semáforo de mora).
• Liquidación: ejecución de la liquidación mensual por apartamento según cuotas de categoría.

Los parámetros de generación automática se configuran en Administración → Configuración conjunto.

8.6 Registro de pagos

Desde la ficha de un apartamento o local, en la sección de obligaciones, seleccione la cuota pendiente y registre el pago indicando valor, fecha y medio de pago.

8.7 Obligaciones con terceros

Ruta: Conjunto → Obligaciones terceros. Gestione pagos de la administración a proveedores externos (celaduría, aseo, mantenimiento, pólizas, etc.). El catálogo de proveedores se administra desde el enlace Proveedores en la misma sección.

8.8 PQRS

Ruta: Conjunto → PQRS. Registre y dé seguimiento a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias asociadas a apartamentos. Asigne estado, responsable y respuesta al residente.

8.9 Reservas de zonas comunes

Ruta: Conjunto → Reservas. Consulte y registre reservas de las áreas comunes creadas en Administración → Zonas comunes. Puede reservar un residente (incluso en mora) o un externo. El valor de reserva se define en cada zona ($0 = uso gratuito). Si el valor es mayor a cero, al confirmar la reserva el cobro ingresa a caja menor.

8.10 Mantenimiento

Ruta: Conjunto → Mantenimiento. Órdenes de trabajo para fallas o mantenimiento preventivo: prioridad, proveedor, costos y cierre de la orden.

9. Parqueaderos

9.1 Inventario

Ruta: Parqueaderos → Parqueaderos. Listado de plazas por código, tipo (carro, moto, visitante), ubicación y estado de asignación.

9.2 Asignar parqueaderos

Ruta: Parqueaderos → Asignar parqueaderos. Vincule cupos libres a apartamentos según su estado de cartera. Los residentes en mora pueden requerir convenio antes de asignar.

9.3 Sorteo de parqueaderos

Flujo recomendado. Solo participan en el sorteo las solicitudes aprobadas (del portal) y las inscripciones elegibles; las pendientes o por corregir no entran al sorteo.

1. Realizar sorteo (/parqueadero/sorteo-ejecutar): cree el sorteo, abra la inscripción y, cuando corresponda, ciérrela y ejecútelo.
2. Revisar solicitudes (/parqueadero/sorteo-solicitudes): bandeja de solicitudes enviadas por propietarios desde el portal. Revise documentos en un clic, apruebe (queda inscrita en el sorteo) o solicite corrección con observación. El residente puede editar y reenviar; la solicitud vuelve a pendiente.
3. Inscripción sorteo (/parqueadero/sorteo-inscripcion): consulta de unidades (pestañas Apartamentos y/o Casas según la tipología de vivienda del conjunto; primero las ya inscritas) e Inscritos en este sorteo (fecha, placa, vehículo marca/modelo/color, nº de tarjeta). Puede exportar el PDF de inscritos. Ya no se edita ni elimina desde esta pantalla: las altas vienen del portal aprobado.

9.4 Arriendo visitantes

Ruta: Parqueaderos → Arriendo visitantes. Registro operativo para visitantes de residentes. El rol Guarda usa este módulo como pantalla principal de su jornada.

• Ingreso: placa, apartamento visitado, parqueadero asignado y hora de entrada.
• Gracia: las primeras horas (configurables) no generan cobro.
• Salida: calcule el valor según tiempo excedente; cobre en efectivo (caja menor) o cargue a cartera del apartamento si no paga.
• Las tarifas por hora se configuran en Administración → Configuración conjunto → Tarifas visitantes.
• Los convenios con valor fijo los define el administrador en Convenio visitantes.

9.5 Control portería

Ruta: Parqueaderos → Control portería. Registro de visitantes del conjunto: nombre, documento, unidad visitada (opcional, con verificación), motivo y quién autoriza el ingreso (obligatorio). No se registra salida.

10. Asamblea — rol del conjunto

El menú Asamblea está disponible para usuarios con rol Asamblea de su empresa. Gestiona la convocatoria hacia los propietarios; la ejecución técnica del evento (orden del día, asistencia en sitio, votación en vivo) la realiza el equipo gestor con rol SuperAsamblea — ver manual SuperAsamblea.

10.1 Consulta de asambleas

Ruta: Asamblea → Asambleas (/asamblea/consulta). Listado de solo lectura de las asambleas programadas en su conjunto.

10.2 Invitaciones y convocatoria

Ruta: Asamblea → Invitaciones. Genere la lista de propietarios convocados y envíe la convocatoria por correo (si la empresa tiene correos de asamblea habilitados). Debe completar este paso antes de que SuperAsamblea pueda iniciar la sesión. Solo tras enviar la invitación el propietario verá la opción Asamblea en su portal cuando ya tiene asistencia marcada (presente e ingreso registrado, p. ej. desde logística) y la asamblea no está cerrada.

10.3 Acceso público de propietarios

Los propietarios convocados usan /asamblea/acceso con su código, votan en /asamblea/votar y el personal de apoyo en sitio usa /asamblea/logistica. Detalle en el manual SuperAsamblea.

11. Portal del propietario

Los propietarios consultan su conjunto sin acceder al panel de administración. Menú Mi conjunto: estado de cuenta, asamblea (si aplica) y solicitud de parqueadero.

1. La administración activa el acceso en Conjunto → Residentes (editar ficha → Activar acceso al portal). Se requiere correo y unidad (apartamento o casa).
2. El propietario ingresa en /login con su correo y contraseña (inicialmente su número de documento).
3. Estado de cuenta (/portal): saldo, obligaciones recientes y PDF.
4. Asamblea: la opción de menú solo aparece si existe una asamblea activa (convocada o en curso) y se le envió la invitación. Si no cumple ambas condiciones, no se muestra.
5. Solicitud parqueadero (/portal/sorteo-parqueadero): con un sorteo en inscripción abierta puede enviar o corregir una solicitud (beneficiario, placa, marca/modelo/color, tarjeta de propiedad y documentos). Pestañas: primero Mis solicitudes, luego Nueva solicitud. Si administración solicita corrección, verá la observación, podrá editar y reenviar (vuelve a pendiente de revisión).
6. Si olvida la contraseña, use ¿Olvidaste tu contraseña? en el login.

12. Flujo de puesta en marcha

Orden recomendado para configurar un conjunto nuevo:

1. Recibir credenciales de acceso del administrador de su conjunto.
2. Iniciar sesión con la URL ?tag= de la empresa.
3. Cambiar la contraseña provisional.
4. Administración → Generación conjunto: torres, apartamentos y parqueaderos.
5. Administración → Categorías apartamento: cuotas de administración.
6. Administración → Configuración conjunto: corte de cartera y tarifas visitantes.
7. Conjunto → Residentes: registrar propietarios.
8. Conjunto → Cartera: verificar saldos, liquidar y registrar pagos.
9. Administración → Caja menor: movimientos de efectivo (convenios y otros).

Anexo A — Lista de capturas de pantalla

Coloque cada imagen en la carpeta imgs/ (misma ruta relativa que este manual). Nombres de archivo esperados:

Anexo B — Soporte

Consulte el sitio corporativo de Help U o escríbanos a soporte01.habitta@gmail.com para incidencias técnicas. Indique siempre: empresa, usuario, fecha, captura de pantalla y pasos para reproducir el problema.